Corespondența de afaceri este o componentă indispensabilă a activității de producție a oricărei organizații, întreprinderi, companii. Ca orice altă procedură, este reglementată. Anumite cerințe sunt impuse conținutului și designului unei scrisori oficiale.
Instrucțiuni
Pasul 1
În primul rând, citiți GOST R 6.30-2003, care descrie în detaliu toate cerințele pentru proiectarea unei litere oficiale, dimensiunile fontului și marginile sunt setate.
Pasul 2
Scrieți scrisoarea oficială pe antetul organizației dvs. Acesta trebuie să conțină numele complet, datele bancare și legale, numerele de contact, adresa obișnuită și adresa de e-mail.
Pasul 3
În colțul din dreapta sus, indicați numele, prenumele și patronimicul destinatarului, funcția acestuia și numele organizației. Scrieți adresa poștală detaliată a organizației destinatare, asigurați-vă că indicați indexul.
Pasul 4
În câmpul din stânga sus, există de obicei un loc pentru numărul de înregistrare de ieșire al acestei scrisori și data înregistrării acesteia. Ar trebui să scrieți și subiectul scrisorii acolo. Ar trebui indicat într-o formă scurtă, într-o singură propoziție. Specificarea subiectului îl va ajuta pe destinatar să determine rapid execuția scrisorii și să decidă cui îi va fi încredințat pregătirea materialelor pentru aceasta și răspunsul.
Pasul 5
Orice scrisoare, chiar oficială, începe cu un salut. Este de dorit ca acesta să conțină numele complet și patronimicul destinatarului. Începeți-vă salutul cu cuvântul „Dragă”. Numele și patronimicul destinatarului, dacă nu îl cunoașteți personal, îl puteți afla oricând pe Internet sau sunând la compania unde lucrează. Nu neglija acest fleac, deoarece este important pentru tine încă de la prima frază să câștigi persoana în numele căreia scrii scrisoarea.
Pasul 6
În primul paragraf, înainte de a prezenta conținutul principal al scrisorii, faceți o scurtă introducere - reamintiți destinatarului circumstanțele anterioare, furnizați statistici sau alte informații de bază care vor fi necesare pentru ca acesta să înțeleagă mai bine esența mesajului dumneavoastră. Primul paragraf introductiv ar trebui să înceapă cu cuvintele: „În același timp vă trimitem …”, „Conform acordurilor încheiate …” sau „Datorită faptului că …” etc.
