În zilele noastre, când multe dintre întreprinderile rusești au parteneri de afaceri în străinătate, schimbul de delegații a devenit norma. Acest lucru vă ajută să vă familiarizați cu producția la fața locului, să vă familiarizați personal cu cei cu care să lucrați, să evaluați situația și să rezolvați rapid problemele de afaceri. La întâlnirea cu o delegație, trebuie luate în considerare câteva probleme organizaționale.
Instrucțiuni
Pasul 1
În etapa de pregătire, discutați dimensiunea delegației, ținând cont de faptul că problemele de lucru sunt rezolvate cu cât este mai rapid, cu atât este mai mică. De asemenea, selectați linia părții dvs., astfel încât numărul de participanți să fie aproximativ același cu numărul celor pe care îi veți întâlni. Discutați în ce limbă vor avea loc negocierile și pregătiți un interpret chiar dacă oaspeții vin cu ai lor.
Pasul 2
Aflați despre problemele care sunt competente pentru a rezolva acest membru sau acela al delegației, deoarece în Occident subordonarea este foarte strict respectată. Ar trebui să vă adresați unuia dintre oaspeți pentru a vă asigura că, în conformitate cu îndatoririle sale, el are dreptul să furnizeze informații.
Pasul 3
Discutați în avans acele probleme care vor trebui rezolvate și pregătiți toate materialele care ar putea fi necesare. Discutați ce documente vor fi semnate după încheierea negocierilor. De acord asupra unui program - la ce oră vor începe, cât vor dura și când vor fi pauze.
Pasul 4
Dacă delegația este condusă de o persoană suficient de semnificativă, trimiteți invitația cât mai curând posibil pentru a sublinia respectul și a crește probabilitatea ca vizita să aibă loc și acea persoană să nu aibă alte întâlniri programate în acest timp.
Pasul 5
Pregătiți o sală de ședințe separată și confortabilă, asigurați-vă că fiecărui participant la întâlnire i se oferă un loc confortabil. Faceți provizii de băuturi răcoritoare, cafea, biscuiți și feluri de mâncare frumoase. Nu uitați să puneți scrumiere dacă nu vă deranjează, astfel încât cei prezenți să poată aprinde o țigară în timpul întâlnirii.
Pasul 6
De acord dacă va fi necesar să se înregistreze negocierile, consimțământul trebuie dat de ambele părți. Asigurați-vă că oaspeții sunt așezați cu fața la ușă, acest truc psihologic îi va face să se simtă mai relaxați. Și asigurați-vă că nu vă distrageți atenția prin apeluri telefonice în timpul întâlnirii.
Pasul 7
Este mai bine pentru o fată drăguță și zâmbitoare să întâlnească delegația și să o ducă la locul negocierilor. Ea poate aștepta oaspeții în holul clădirii unde vor avea loc negocierile. Când oaspeții ajung la punctul de întâlnire, este necesar să vă prezentați imediat ambele delegații, astfel încât cei care doresc să stea lângă ei să poată face acest lucru.
