Dacă organizația dvs. este sau este numită responsabilă pentru organizarea unei conferințe științifice, aceasta nu este doar o funcție onorabilă, ci și o mare muncă organizatorică, în care trebuie luate în considerare toate lucrurile mici.
Instrucțiuni
Pasul 1
Creați un comitet organizator al conferinței, a cărui componență va fi determinată prin ordin. Desemnați un președinte care să conducă și să coordoneze membrii comitetului. Stabiliți momentul conferinței și termenii comitetului stabilit. În ordine, reflectați modul în care veți plăti pentru angajații care sunt membrii acesteia. Trimiteți anunțul conferinței și în atașament indicați cerințele pentru rapoarte, volumul de rezumate și termenul limită pentru depunerea acestora.
Pasul 2
Decideți sursele de finanțare, aceasta poate fi finanțare direcționată de la buget, atrăgând sponsorizarea și fondurile participanților la conferință.
Pasul 3
Trimiteți invitații tuturor potențialilor participanți la conferință și programului planificat al conferinței. Decideți cu privire la numărul de participanți și vorbitori dispuși să împărtășească colegilor evoluțiile lor științifice și rezultatele cercetării. Întrebați participanții dacă trebuie să rezerve o cameră de hotel și să facă o rezervare.
Pasul 4
De acord cu tipografia pentru a publica rezumatele rapoartelor într-o broșură separată și, dacă este necesar, pentru a ordona programul evenimentului să fie distribuit participanților, ecusoane cu numele lor, inițialele și numele organizației.
Pasul 5
În funcție de numărul de participanți, stabiliți cât de multă cameră aveți nevoie și închiriați o cameră specială echipată pentru organizarea de evenimente de acest gen. Gândiți-vă la ce echipament va trebui să fie echipat suplimentar, verificați disponibilitatea numărului necesar de prize de computer, ecrane de proiecție etc. Luați în considerare funcționarea bufetului, unde participanții la întâlnire pot lua o ceașcă de cafea și o gustare în timpul pauzelor.
Pasul 6
Gândiți-vă la programul conferinței, dacă este necesar împărțiți-l în secțiuni. Luați în considerare unde pot fi organizate astfel de secțiuni. Luați în considerare discursurile invitaților la conferință, organizatori și participanți la program. Comandați articole de papetărie pentru participanții la conferință - ecusoane, blocnote și pixuri sunt standard.
Pasul 7
Creați pachete de documente, materiale promoționale și articole de papetărie pentru a fi înmânate participanților la conferință împreună cu ecusoane.
