Organizarea unei conferințe este un proces care trebuie alocat cel puțin trei luni. Desigur, istoria cunoaște multe exemple de pregătire cu succes a conferințelor în câteva zile, dar pentru ca evenimentul să se desfășoare în deplină conformitate cu normele, durează cel puțin trei luni.
Instrucțiuni
Pasul 1
În primul rând, decideți subiectul și tipul conferinței, în funcție de aceasta, sala va fi selectată în viitor și se va forma programul evenimentului.
Pasul 2
Următorul element este programul de spectacole și tot ce are legătură cu acesta. Decideți ora conferinței, numărul de participanți, numărul de pauze, ora de începere și sfârșit a conferinței. Coordonează cu vorbitorii momentul lor.
Pasul 3
Închiriați o sală în funcție de ceea ce trebuie să efectuați. Ar trebui să fie suficient de spațios și confortabil pentru a găzdui participanții, numărul cărora a fost indicat în pasul anterior. Sala ar trebui să fie echipată cu un proiector sau panou cu plasmă, precum și o tribună pentru difuzoare.
Pasul 4
Începeți să recrutați participanți cu cel puțin două luni și jumătate înainte de conferință. Creați invitații care să includă locul, ora și numele conferinței, precum și la ce va fi dedicat. Căutați un echilibru între concizie și accesibilitate a materialului prezentat. Începeți să apelați și să trimiteți e-mailuri, predați invitațiile celor mai importanți invitați ai conferinței personal sau trimiteți-le prin poștă.
Pasul 5
Toți angajații conferinței trebuie să aibă o insignă cu numele, prenumele și titlul la conferință. În mod optim, poziția ar trebui să fie aceeași - „organizator”. În ziua conferinței, adunarea generală trebuie să fie cu o oră înainte de începerea înregistrării. Plasați angajații în holul clădirii, la ieșirea din lift și așa mai departe. Acest lucru este necesar dacă trebuie să faceți mai multe viraje pentru a ajunge la ghișeul de check-in.
