Conferințele de presă sunt o componentă importantă a activităților de PR ale oricărei companii. Datorită acestora, mass-media și publicul interesat pot primi informații actualizate la propriu de la reprezentanții oficiali ai unei anumite organizații, iar conducerea companiilor își poate exprima poziția cu privire la problemele cele mai semnificative pentru ei. Dar pentru ca conferința de presă să aducă rezultate foarte bune, trebuie organizată în mod corespunzător.
Instrucțiuni
Pasul 1
Dacă vi se încredințează organizarea și susținerea unei conferințe de presă, stabiliți în primul rând ce scop doriți să atingeți: spuneți despre orice succes al companiei dvs., atrageți atenția publicului asupra unei probleme, prezentați o anumită persoană publică într-o lumină câștigătoare etc. P. Apoi alegeți locul și ora conferinței de presă. Rețineți că aceste activități se fac cel mai bine în mijlocul săptămânii de lucru (marți-miercuri-joi) dimineața sau după-amiaza, dar nu mai târziu de ora 16:00.
Pasul 2
Alegeți un loc pentru organizarea unei conferințe de presă pe baza capacităților organizaționale ale companiei dvs. și a numărului de invitați planificați. Vă rugăm să rețineți că sunt necesare locuri suficiente pentru membrii presei. Asigurați-vă în prealabil că există microfoane în cameră, ecrane de proiecție (dacă este necesar) și spațiu liber pentru instalarea camerelor TV.
Pasul 3
Faceți o listă cu mass-media și organizații ai căror reprezentanți ați dori să-i vedeți la eveniment. Pregătiți și trimiteți comunicate de presă și invitații cu cel puțin două săptămâni înainte de evenimentul dvs. programat. Este recomandabil, după trimiterea invitațiilor, să sunați personal destinatarii și să aflați despre decizia lor de a participa sau de a nu participa la conferința de presă. Astfel, nu numai că veți specifica numărul de viitori invitați, dar veți reaminti și în plus despre evenimentul dvs. dacă oamenii au uitat de el sau nu au primit comunicatul dvs. de presă.
Pasul 4
Pregătiți materialele de prezentare necesare pentru toți participanții la conferința de presă viitoare. Trusa unui participant include de obicei o copie a comunicatului de presă, o listă a oficialilor care vor vorbi la conferința de presă cu numele și funcțiile lor complete, o agendă (ordinea și subiectele discursurilor), materiale publicitare și promoționale. Arată mult mai bine dacă toate materialele de prezentare pentru fiecare participant sunt proiectate ca un singur set într-un folder corporativ cu sigla organizației.
Pasul 5
Dacă intenționați să introduceți acreditarea pentru participanți, informați-i în prealabil despre acest lucru și spuneți-le de ce date aveți nevoie pentru aceasta (nume, funcție, detalii pașaport etc.). Pregătiți în avans ecusoane de nume pentru toți participanții și cărțile care vor fi plasate pe mese, indicând numele și titlurile pentru vorbitori. Dacă conferința de presă este planificată pentru un timp suficient de lung, asigurați-vă că condițiile pentru participanții săi sunt confortabile: un bufet cu băuturi și gustări, camere pentru fumători și toalete, programul timpului pentru pauzele de odihnă.
Pasul 6
După conferința de presă, asigurați-vă că contactați redacțiile mass-media care participă și să întrebați despre materialele realizate ca urmare a acesteia. Solicitați copii ale publicațiilor dacă nu a fost convenit anterior.
