Unele scrisori se termină atât de vag încât destinatarul este nedumerit: el trebuie să recitească textul pentru a înțelege esența. Din cauza lipsei de timp, destinatarul poate arunca scrisoarea sau poate face ceva pentru a se distrage și nu se mai aprofunda în situația declarată. Un final clar, concis și competent subliniază respectul pentru cititor și ajută la răspunsul rapid la o cerere sau o cerere.
Instrucțiuni
Pasul 1
Spuneți ce ați vrut să spuneți în trei puncte. Se poate părea că gândurile sunt prezentate clar, dar percepția informațiilor depinde de starea cititorului. Prin urmare, recitiți textul și scrieți trei gânduri principale separat. Acestea pot fi fapte, date, nume etc. Emoțiile nu sunt necesare aici, scrieți scurt, în câteva cuvinte, pentru că trebuie doar să rezumați, reamintiți principalele puncte.
Pasul 2
Notați trei acțiuni pentru destinatarul e-mailului. Reacțiile oamenilor pot fi imprevizibile. Ți se pare că este posibil să reacționezi fără echivoc la informațiile prezentate, dar o persoană o face în funcție de obiceiurile și intențiile individuale. Dacă nu declarați clar ce așteptați de la cititor, acesta nu va înțelege sau nu va spune că nu a înțeles.
Pasul 3
Aranjați lista din pașii anteriori în ordinea descrescătoare a importanței. Sfârșitul scrisorii seamănă uneori cu ultimul cuvânt din ședința de judecată: impresia destinatarului scrisorii, concluziile și consecințele depind de aceasta. Eliminați elementele din listă care pot fi omise fără a compromite semnificația mesajului. Plasați lista scurtă rămasă la sfârșitul scrisorii, astfel încât cititorului să nu-i lipsească nimic.
Pasul 4
Indicați intervalul de timp. Dacă așteptați o reacție la scrisoare, fiți specific cu privire la așteptările dvs. Unele persoane au tendința de a întârzia până la ultima, astfel încât specificarea unui anumit timp poate să nu fie de prisos.
Pasul 5
Lăsați-vă datele de contact. Corespondentul dvs. ar trebui să vă poată găsi rapid telefonul. Anticipați astfel de situații și, pentru orice eventualitate, includeți informațiile necesare în scrisoare, chiar dacă sunteți sigur că destinatarul le are.
Pasul 6
Fii politicos, spune ceva drăguț, mulțumesc pentru timpul acordat. Destinatarul va reacționa mai bine și va lua legătura mai repede dacă scrisoarea îi face plăcere sau îl împiedică să aibă experiențe neplăcute.
Pasul 7
Asigurați-vă că semnați mesajul cu numele dvs.: acest lucru creează sentimentul unei comunicări reale. Este important ca persoana să se concentreze asupra răspunsului și să îl ia în mod responsabil. Conduceți prin exemplu și oamenii vă vor trata la fel.
