În orice birou și în producție, angajații lucrează adesea cu diferite tipuri de documente, astfel încât capacitatea de a întocmi documente oficiale și comerciale este necesară pentru toată lumea. În același timp, există cerințe generale care trebuie respectate la întocmirea oricărui document - o scrisoare de afaceri, comandă, poziție, instrucțiune etc.
Instrucțiuni
Pasul 1
Începeți redactarea documentului clarificând fezabilitatea acestuia și gama de probleme care trebuie rezolvate. Acest lucru vă va ajuta să determinați tipul documentului și forma acestuia, care determină în mare măsură natura și stilul de prezentare a conținutului său.
Pasul 2
Examinați legile și reglementările guvernamentale și ale agențiilor care guvernează modul în care sunt abordate aceste probleme. Aceasta este o etapă foarte importantă, care vă arată alfabetizarea și vă permite să întocmiți un document care să îndeplinească pe deplin procedura stabilită pentru procesarea și rezolvarea problemelor de muncă. Acest lucru va ajuta, de asemenea, la determinarea destinatarului, a organismului de aprobare și coordonare și va asigura că conținutul acestui document și forma sa de competență a acestei organizații.
Pasul 3
Studiați textele documentelor administrative și de reglementare astfel încât documentul care se întocmește să nu intre în conflict cu acestea, să nu le dubleze. Pentru aceasta, este necesar să aveți o bază de date electronică cu astfel de documente.
Pasul 4
Adunați informații cu privire la meritele problemelor care urmează a fi rezolvate, întocmiți un proiect de document. Când redactați, utilizați texte șablon și fraze și expresii standard utilizate în mod tradițional în documentele comerciale. Explorați alte documente care au fost dezvoltate în organizația dvs. sau în sistemul de întreprinderi peer și luați stilul lor de scriere ca bază.
Pasul 5
Textul principal al documentului este destinat să inducă o acțiune, să convingă. Trebuie să fie argumentat și logic. Formularea trebuie respectată strict în termeni legali. În primul rând sunt cerințele pentru fiabilitatea și obiectivitatea informațiilor prezentate. Textul trebuie să fie exact și cât mai informativ și concis posibil. Bineînțeles, nu ar trebui să existe erori gramaticale, de punctuație sau stilistice. În cazul în care într-un document menționați informații conținute într-o altă sursă sau document, trebuie să indicați toate rezultatele sale.
Pasul 6
Editați proiectul de document și coordonați-l cu acele persoane care sunt autorizate să facă acest lucru. După aceea, întocmește documentul în conformitate cu normele acceptate și semnează-l.
