Un mesaj telefonic este un mesaj scurt, dar important trimis prin telefon. Astfel, cel mai adesea ei informează despre organizarea ședințelor, sesiunilor, întâlnirilor. Mesajul telefonic poate conține, de asemenea, o comandă urgentă de la cap. Mesajele telefonice sunt primite, pe care le primiți și expediate, pe care le transmiteți. Ambele tipuri au un design similar.
Instrucțiuni
Pasul 1
În colțul din stânga sus al unei foi de hârtie, plasați numele complet al organizației dvs. și, dacă este necesar, numele unității structurale, de exemplu, „Administrația orașului N.” și Departamentul Educație.
Pasul 2
În colțul din dreapta sus, scrie destinatarul mesajului telefonic. Indicați funcția, prenumele și inițialele persoanei: „Director al școlii nr. 37 Ivanov II”. Dacă există mai mulți destinatari, nu este necesar să se indice numele de familie: „Directorii școlilor din orașul N.”. Atașați la mesajul telefonic o listă completă a instituțiilor la care a fost trimisă.
Pasul 3
Două rânduri mai jos, plasează cuvântul „Telefonogramă” și numărul său de serie. Pentru un mesaj telefonic trimis, vă rugăm să indicați data compilării acestuia mai jos.
Pasul 4
Urmează apoi textul propriu-zis al mesajului telefonic: „Pe 22 februarie, la ora 17.00, va avea loc o ședință în departamentul de educație privind îmbunătățirea activităților școlilor orașului. Prezența directorilor de școală este strict obligatorie. Când pregătiți textul unui mesaj telefonic, evitați cuvintele și frazele care sunt greu de înțeles după ureche și greu de pronunțat. Amintiți-vă că mesajul trebuie să fie informativ și scurt - nu mai mult de 50 de cuvinte.
Pasul 5
Când transmiteți un mesaj telefonic, pronunțați clar cuvintele, în special adresele, prenumele, numele și patronimicele oamenilor, numele străzilor, datele și orele evenimentelor. La final, asigurați-vă că citiți din nou textul și asigurați-vă că interlocutorul dvs. a scris totul corect. Ascultați cu atenție când preluați un mesaj prin telefon. Dacă aveți întrebări, clarificați-le imediat.
Pasul 6
Sub textul principal se află poziția, prenumele și inițialele șefului care a semnat mesajul telefonic: „Șeful Departamentului Educației Petrov P. P.” Documentul trimis trebuie să conțină și semnătura sa personală.
Pasul 7
În partea de jos a paginii, introduceți informații despre angajații care au lucrat cu mesajul telefonic. De obicei, poziția, prenumele și inițialele persoanei care a trimis mesajul, numărul de telefon al biroului său, precum și data și ora transmiterii sunt plasate în stânga. În dreapta sunt informații despre persoana care a acceptat documentul: funcția, prenumele și inițialele, numărul de telefon, data și ora admiterii.
Pasul 8
Un mesaj telefonic de ieșire este întocmit într-un singur exemplar și stocat într-un folder special. Este mai bine să primiți un mesaj primit în două exemplare: pe primul îl dați managerului pentru lucrări ulterioare, pe al doilea îl puneți într-un folder pentru păstrare.
