Instituțiile de arhivă nu numai că stochează documente, ci oferă și cetățenilor acces la informații de arhivă. Una dintre modalitățile de realizare a acestei posibilități este accesul la documentele de arhivă din sălile de lectură. Să aruncăm o privire mai atentă despre cine poate vizita sălile de lectură și cum funcționează acestea.
Sunt necesare săli de lectură în arhivele istorice de stat, astfel încât vizitatorii să poată lucra cu documente. De regulă, cercetătorii lucrează cu documente în scopul redactării de lucrări științifice, articole, cărți, precum și a celor care întocmesc arbori genealogici.
Pentru a ajunge la sala de lectură, trebuie să veniți la arhivă cu o carte de identitate (pașaport, permis de conducere), să completați un formular de cerere și o cerere care să indice subiectul de lucru. Acum, în multe arhive, acest lucru se poate face prin e-mail, trimiterea documentelor scanate și, atunci când vizitați sala de lectură, trebuie să le furnizați în forma lor originală.
Cei care caută rude, informații despre care sunt necesare în ultimii 75 de ani, trebuie să aibă documente care să dovedească rudenia cu ei. Deci, dacă aveți nevoie de informații despre aderarea la Komsomol-ul bunicului dvs. de partea tatălui, atunci trebuie să aveți documentele tatălui dvs. și documentele dvs. (certificat de naștere, pașapoarte prin care puteți urmări numele de familie, precum și un certificat de căsătorie pentru femei). În plus, un angajat al sălii de lectură trebuie să familiarizeze vizitatorii cu regulile de lucru.
După hârtii în sala de lectură, vizitatorului i se oferă ghiduri și alte ajutoare metodologice: liste, registre de inventare, indici, cataloage) Atunci utilizatorul este deja familiarizat cu inventarele fondurilor.
Inventarul arhivistic este un director arhivistic care conține o listă sistematizată de unități de stocare a fondului arhivistic, colecție și destinată contabilității și divulgării conținutului acestora.
Vizitatorul întocmește o cerere în care indică cazurile selectate. Limitele numărului de cazuri sunt stabilite de arhive în conformitate cu regulile de lucru. Cercetătorul nu va putea primi fișierele imediat, dar după timpul stabilit și de regulile arhivei. De obicei, perioada de timp este de 1 până la 3 zile. Faptul este că mii de documente sunt stocate în arhive și este pur și simplu imposibil să le ridicați rapid. Cazurile sunt stocate în arhive mari, care pot fi chiar amplasate în clădiri diferite, dacă arhiva are mai multe clădiri. Prin urmare, este nevoie de timp pentru a găsi cazuri. În plus, angajații, înainte de a le elibera, trebuie să analizeze fiecare caz fișă cu pagină și să înregistreze prezența tuturor documentelor. Numai după aceasta cazurile vor putea intra în sala de lectură.
De asemenea, trebuie să fiți pregătiți pentru faptul că anumite documente pot fi închise pentru utilizatori. Acest lucru se datorează secretului unor informații (secrete de stat, informații personale etc.). Documentele restricționate pot fi vizualizate numai de personalul de arhivă. Dacă cercetătorul are nevoie de anumite informații din astfel de documente, poate comanda un certificat (anchetă socio-legală sau tematică), care va fi executat în termenul stabilit.
În plus, uneori limitarea poate fi atribuită stării fizice slabe a documentului.
După ce a fost trimis în sala de lectură, cercetătorul are dreptul să lucreze cu documente, să facă extrase din acestea. Copierea (fotografierea, scanarea, fotocopierea), de regulă, este un serviciu plătit.
După ce cercetătorul a făcut lucrările necesare, dosarele sunt predate angajatului sălii de lectură, care le transferă în depozitul de arhivă. Arhiviștii verifică prezența și starea documentelor o pagină pe rând, apoi le pun la locul lor.
Au fost elaborate anumite reguli despre ceea ce se poate face și se poate face în sala de lectură. Deci, de exemplu, este strict interzis să aduceți mâncare în sala de lectură, să veniți în îmbrăcăminte exterioară, cu pungi și pachete mari. Este mai bine să lucrați cu documente cu mănuși - astfel puteți prelungi siguranța acestora și vă puteți proteja de praf. Faptul este că, după ce ați răsturnat cu degetele, pe foi, rămân urme grase de transpirație pe hârtie, care, de asemenea, o distrug. Nu poți, desigur, să rupi cearșafurile, să le rupi din carcasă, să scrii pe ele. La urma urmei, fiecare document de arhivă conține un istoric. El este unic în sine. Cu cât putem salva mai mult documente, cu atât mai mult ne pot servi în beneficiul nostru.
